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図書貸出ファイルで貸出・返却業務

クラス検索語記憶の手順書


「図書貸出」のカードフォームに「生徒名簿」のサブフォームを表示させるようにしましたが、検索したクラスごとの名簿(サブフォーム)が「図書貸出」の別のカードを開くたびに消えてしまいます。
それは「クラス検索」項目にカードごとに違う検索語が入るためです。
それをすべてのカードの「クラス検索」項目に同じ検索語(クラス名)が入るようにすればカードを変更してもクラスごとの名簿(サブフォーム)は変わることがありません。
これから「クラス検索語」を記憶させるシステムを作ります。
参考にこのシステムの流れ図を記します。
@
「クラス記憶」ファイルにクラス検索語を登録します。
(クラスごとにそのクラスの検索語を登録するボタンを作ります)
A
「クラス記憶」ファイルのクラス検索語を「図書貸出」ファイルのすべてのカードの「クラス検索」項目に転記します。
B
「クラス検索語」に従って該当するクラスの生徒名簿がサブフォームに表示されます。
C 「図書貸出」の表示カードを変更しても、すべての「クラス検索」項目に同じクラス検索語が入っているのでサブフォームに表示された生徒名簿のクラスが変更されることがありません。
 

クラス記憶ファイル作成

メニュー〈ファイル〉→〈新規作成〉→〈データベースファイル〉のラジオボタンをオン
〈次へ〉ボタンをクリック→〈項目数だけを設定する〉
〈項目数〉を 3 とする。
〈次へ〉ボタンをクリック→〈テーマリスト〉はそのまま〈次へ〉ボタンで送ります。


〈ファイル名〉のところで クラス記憶 と入力して〈保存〉ボタンをクリックします。
「クラス記憶」ファイルを開きます。
メニュー〈デザイン〉→〈DB設計〉→〈項目〉
〈項目値〉タブをクリックして〈初期値〉欄に ○ を入力します。
設定が終わったら〈OK〉ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。

カードを一枚だけ作る
メニュー〈編集〉→〈カード追加〉をクリックすると項目1に○が入力されます。
何も入力しないでエンターキーを3回押すと〈入力データの確認〉ダイアログが表示されます。
(つまり項目数だけエンターキーを押す)
〈終了〉ボタンをクリックしてから「クラス記憶」ファイルを閉じます。

「図書貸出」ファイルの「貸出」項目にインデックスを設定
「貸出」項目にはインデックスを設定します。これはこの「貸出」項目のインデックスを頼りに「クラス記憶」ファイルからクラス名を「クラス検索」項目に転記するために必要です。

「図書貸出」ファイルを開きます。
メニュー〈デザイン〉→〈DB設計〉→〈インデックス〉
「貸出」にインデックスを設定します。

「図書貸出」ファイルにデータがある場合
〈OK〉ボタンをクリックすると以下のようなメッセージが出ます。〈はい〉を選びます。

クラス名の転記設定
「クラス記憶」ファイルに書き込まれたクラス検索語を「図書貸出」のすべての「クラス検索」項目に転記するための設定です。

「クラス記憶」ファイルを開きます。
メニュー〈一括〉→〈転記〉
〈データベース選択〉ボタンをクリックして「図書貸出」ファイルを選びます。
〈参照インデックス〉は「貸出」です。
〈呼出項目〉の〈項目〉リストから「項目1」を選びます。
〈転記元項目〉で「項目2」を選びます。
〈操作〉は〈置換〉です。
〈相手転記先項目〉は「クラス検索」です。
最後に〈次行〉ボタンをクリックします。


ここで「クラス検索」項目の転記といっしょに「なまえ検索」項目のクリア設定もします。

これによってなまえ検索を実行した後「なまえ検索」項目をわざわざクリアしなくてもクラス検索を実行できます。
〈項目〉の右にある▼(リストボタン)をクリックして「項目1」を選びます。
(自動的に〈転記仕様〉の2行目に「項目1」が入ります)
〈転記元項目〉から「項目3」を選び、
〈操作〉は〈置換〉のままで、
〈相手転記先項目〉から「なまえ検索」を選びます。
最後に〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として クラス記憶転記 と入力し、〈登録〉ボタンをクリックします。
〈キャンセル〉ボタンをクリックして〈転記〉ダイアログを閉じます。

クラス名を入力する手順書
「クラス記憶」ファイルにクラス検索語を記入する手順書です。
ここではクラス名がAAA、BBB、CCC、DDD、EEEの5クラスある場合です。AAA〜EEEは実際にご使用になっているクラス名にしなければなりません。そしてクラスの数だけの手順書を作ります。

<AAAクラスについての手順書>
「クラス記憶」ファイルを開きます。
メニュー〈一括〉→〈訂正〉
〈訂正項目〉として「項目2」を選びます。
〈訂正する〉にチェックをつけます。
訂正内容として AAA を入力します。
〈確認しない〉のラジオボタンをオンにします。
〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として AAA を入力し〈登録〉ボタンをクリックします。
<BBBクラスについての手順書>
※ここではふたつのクラスだけの設定を説明しますが、設定方法はクラス名を変えるだけで同様です。
そのまま訂正内容として BBB を上書き入力します。
〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として BBB を入力し〈登録〉ボタンをクリックします。

同様に CCC DDD EEE についても手順書を設定します。
最後に「項目2」をクリアする手順書を作ります。
訂正内容としてすべての文字を削除してそのまま〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として クリア と入力し、〈登録〉ボタンをクリックします。

すべての手順書を設定したら〈キャンセル〉ボタンを押して〈訂正〉ダイアログを閉じます。
「クラス記憶」ファイルも閉じます。