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図書貸出ファイルで貸出・返却業務

生徒データ入力のための手順書

「生徒名簿」の「貸出」項目にセレクト設定

「図書貸出」のカードに生徒データを書き込むためにザカードの表引き機能を使って「生徒名簿」からクラス名をたよりに生徒を特定してデータを転記することは可能ですが、表引きの使い勝手が悪いので大掛かりにシステムを作ることにしました。ほとんどこの作業が毎日続くわけですからこの作業の使い勝手がこのソフトの良し悪しを決めます。

ここでは、クラスごとにサブフォームに表示された生徒名簿から該当生徒行にチェック(ここでは○印)をつけて書き込むようにしています。
「生徒名簿」を開きます。(参照データベースのサブフォームを直すときは元のファイルで)
メニュー〈デザイン〉→〈DB設計〉→〈セレクト〉
〈新規セレクト〉ボタンをクリックします。
〈設定項目〉として「貸出」を選びます。


1行目の〈選択肢〉に ○ を入力、〈入力データ〉にも自動的に ○ が入ります。
2行目の〈選択肢〉には 取消 と入力、〈入力データ〉の 取消 は削除(空白に)します。
最後に〈OK〉ボタンをクリックします。

入力データの確認ダイアログを表示しない
「貸出」項目にデータ(○印)を入れてみましょう。
データを転記したい生徒の「貸出」項目をクリックします。
スペースキーを押すとデータ(○印)が表示されます。
(もし「取消」が表示されたら▼をクリックして「○」を選んでください。次から「○」が出ます)
エンターキーを押すうちに〈入力データの確認〉ダイアログが表示された場合
今後表示されないように〈次から表示されない〉にチェックを入れてください。


念のため以下のようなメッセージボックスが表示されます。
〈OK〉をクリックします。

「書籍コード」を転記する手順書
「生徒名簿」ファイルの「貸出」項目に○印がついている場合、「生徒名簿」ファイルの「臨時書籍コード」に、現在開いている「図書貸出」ファイルの「書籍コード」を転記する手順書を作成します。

「図書貸出」ファイルを開きます。
メニュー〈一括〉→〈転記〉
〈データベース選択〉ボタンをクリックして「生徒名簿」を選びます。
〈参照インデックス〉は「貸出」です。
〈呼出項目〉の〈項目〉欄の右にある▼リストボタンをクリックして「貸出」を選びます。



〈転記元項目〉は「書籍コード」を選びます。
〈操作〉は〈置換〉です。
〈相手転記先項目〉は「臨時書籍コード」です。
設定が終わったら〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として 生徒名簿へ書籍コード転記 と入力し〈登録〉ボタンをクリックします。

〈転記〉ダイアログの〈キャンセル〉ボタンを押してダイアログを閉じます。

○印の検索手順書
「生徒名簿」ファイルから「貸出」項目に○が入力されたカードを検索する手順書を作成します。

「生徒名簿」ファイルを開きます。
メニュー〈検索〉→〈ダイアログ検索〉
〈検索の種類〉は〈検索〉
〈検索項目〉から「貸出」を選び
〈検索語による指定〉に ○ を入力します。
〈完全に〉〈一致〉を選び(そのままですね)
〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として ○印 と入力し、〈登録〉ボタンをクリックします。

〈キャンセル〉ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。

「図書貸出」への書き出し手順書
「生徒名簿」ファイルから「図書貸出」ファイルの表組項目へ生徒データを書き出す手順書を作成します。

「生徒名簿」を開きます。
メニュー〈ファイル〉→〈書き出し〉→〈データベース追加〉
〈データベース選択〉ボタンをクリックして「図書貸出」ファイルを選びます。
〈同じ項目名に書き出す〉のチェックをはずします。


〈分割枚数〉に何か入っていたら〈削除〉ボタンをクリックしてひとまず空にします。


〈記入項目〉から「書籍コード」を選びます。
〈書き出し項目〉から「臨時書籍コード」を選びます。
〈割り当て〉ボタンをクリックします。


〈分割枚数〉と〈書出内容〉に自動的に項目名が入ります。
次行以下の〈書出内容〉の設定を行います。
〈記入項目〉から「生徒番号」を〈書出項目〉からも「生徒番号」を選び〈割り当て〉ボタンをクリックします。
〈記入項目〉から「クラス」を〈書出項目〉からも「クラス」を選び〈割り当て〉ボタンをクリックします。
〈記入項目〉から「借りた人」を〈書出項目〉からは「生徒氏名」を選び〈割り当て〉ボタンをクリックします。
〈書出内容〉の設定が終わりましたら、〈重複処理モード〉を〈上書き〉に設定します。
最後に〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として 図書貸出へ生徒データ と入力して〈登録〉ボタンをクリックします。
〈キャンセル〉ボタンをクリックして〈書出し〉ダイアログを閉じます。

「貸出」と「臨時書籍コード」のクリア手順書
以上の設定を実行しても、「生徒名簿」ファイルの「貸出」項目と「臨時書籍」項目に書き出し用のデータが残ってしまって、次のデータ書き出し処理ができなくなってしまいます。これをクリアする手順書を作ります。

「生徒名簿」を開きます。
メニュー〈一括〉→〈訂正〉
〈訂正項目〉から「貸出」をクリックします。
〈訂正する〉にチェックをつけます。
その下の欄には何も入れません。
〈確認しない〉のラジオボタンをオンにします。
次に〈訂正項目〉から「臨時書籍コード」をクリックします。
〈訂正する〉にチェックをつけます。
その下の欄には何も入れません。
〈確認しない〉のラジオボタンをオンにします。(何もしなくてもオンになっているでしょう)
〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として 貸出臨時書籍コードクリア と入力します。
〈登録〉ボタンをクリックします。
〈キャンセル〉ボタンをクリックして〈訂正〉ダイアログを閉じます。