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メンテナンス


データをフロッピーディスクにバックアップする手順書A
「図書貸出」ファイルはカード数としては「図書原簿」のカード数より多くなることはありませんが、
表組み項目にかなりのデータがありますので、そのままファイルをバックアップするには数枚のフロッピーでは間に合わないでしょう。
そこで、新たにバックアップ用のファイルを作成して必要なデータだけをバックアップするようにします。
「図書貸出バックアップ用」ファイルの作成
ツールバー〈新規ファイル〉ボタンをクリックします。
〈データベースファイル〉のラジオボタンをオンにして〈次へ〉ボタンをクリックします。
〈項目数だけを設定する〉のラジオボタンをオンにして〈項目数〉 6 に設定して〈次へ〉ボタンをクリックします。
〈テーマリスト〉はそのまま〈次へ〉ボタンをクリックします。(2回〈次へ〉ボタンをクリックします)
〈ファイル名〉として 図書貸出バックアップ用 と入力して〈保存〉ボタンをクリックします。
下図のような仮のフォームが表示されます。〈デザイン〉から〈DB設計〉を選び〈項目〉をクリックします。
以下のように〈項目名〉を設定します。
「項目値」タブをクリックして「NO」項目の〈初期値〉を 1 と入力し〈OK〉ボタンをクリックします。
(この部分は後で追加しました)
※これは「図書貸出」ファイルから読み込んだ時点で「NO」項目の値を全部 1 とします。
 この値を加算することによって全カードの枚数を数えるためです。

カードフォームのタイトルが「項目1」「項目2」のようになっていますが、修正した項目名になおします。
このカードフォームは使うことがないのでそのままでもいいのですが、念のために直しておきます。
〈レイアウトモード〉ボタンをクリックしてから〈デザイン〉→〈自動レイアウト〉を選びます。
以下のようなメッセージが出ますから、〈OK〉ボタンをクリックします。
〈フォームテーマ選択〉画面が表示されますが、そのまま〈完了〉ボタンをクリックします。
〈入力モード〉ボタンを押してバックアップ用ファイルのフォームを確認します。
次にインデックス項目を変更します。
メニュー〈デザイン〉→〈DB設計〉→〈インデックス〉
自動的に「NO」項目がインデックスに設定されていますが、これを〈削除〉します。
代わりに「書出ID」項目にインデックスを設定します。
次に〈仕様〉タブをクリックして〈重複禁止〉設定にし〈OK〉ボタンをクリックします。

「図書貸出バックアップ用」ファイルへのデータ書き出し手順書
次に「図書貸出」ファイルを開きます。
メニュー〈ファイル〉→〈書き出し〉→〈データベース追加〉
すでに他の設定が入っているかもしれませんが、そのままかまわずに〈データベース選択〉ボタンをクリックします。
「図書貸出バックアップ用」を選び〈開く〉ボタンをクリックします。
すでに入っている〈分割枚数〉「1 NO」は〈削除〉ボタンをクリックしてクリアします。
〈記入項目〉から「書出ID」を選び、「書出項目」からも「書出ID」を選び〈割り当て〉ボタンをクリックします。
さらに〈記入項目〉から「書籍コード」を選び、「書出項目」からも「書籍コード」を選び〈割り当て〉ボタンをクリックします。
同様に〈記入項目〉から「生徒番号」を選び、「書出項目」からも「生徒番号」を選び〈割り当て〉ボタンをクリックします。
同様に〈記入項目〉から「貸出日」を選び、「書出項目」からも「貸出日」を選び〈割り当て〉ボタンをクリックします。
同様に〈記入項目〉から「返却日」を選び、「書出項目」からも「返却日」を選び〈割り当て〉ボタンをクリックします。
以下のようになります。
〈オプション設定〉の〈同一カードは書き出さない〉にチェックを入れて、
最後に〈重複処理モード〉が〈上書き〉になっていることを確認して(なってない場合は〈上書き〉にしてください)
これを手順書に登録します。
〈手順書〉ボタンをクリックして〈手順書名〉として バックアップ と入力し〈登録〉ボタンをクリックします。
〈キャンセル〉ボタンをクリックして画面を閉じます。


「図書貸出バックアップ用」ファイルの手順書

次に、「図書貸出バックアップ用」ファイルを開きます。
このファイルは3000データほどで500KBほどの大きさです。
一枚のフロッピーに収めるには1000KBくらいで止めておきます。
安全をとって4000データほどに分割して複数のフロッピーディスクに収めるようにします。
実際には以下のようなデータが入りますが、桁数もほとんど増えることはないと思います。

「NO」項目に連番号を記入する手順書
「図書貸出バックアップ用」ファイルを開きます。
メニュー〈一括〉→〈番号記入〉
〈記入項目〉として「NO」を選び(はじめからそうなっているかもしれません)
〈スタート番号〉は 1 〈モード〉は〈番号〉のラジオボタンをオンに、〈増分〉は 1 です。
〈手順書〉ボタンをクリックして〈手順書名〉として 連番 と入力し〈登録〉ボタンをクリックします。
〈キャンセル〉ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。

「NO」項目のすべてのカードに「1」を記入する手順書
「図書貸出バックアップ用」ファイルカード数を数えるために臨時にすべてのカードの「NO」項目の値を1にします。
メニュー〈一括〉→〈一括訂正〉
〈訂正項目〉から「NO」を選びます。〈訂正する〉にチェックをつけます。そして値  を入力します。
〈確認しない〉のラジオボタンをオンにして、〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として NOをすべて1 と入力して〈登録〉ボタンをクリックします。
〈キャンセル〉ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。

カードを4000枚ずつ検索する手順書
「NO」項目の値が 1〜4000、4001〜8000、8001〜12000、12001〜16000
であるカードを検索する手順書を作ります。
(もっとたくさんの貸出数がある場合は4000ごとに区切った手順書をもっと作ります)
メニュー〈検索〉→〈ダイアログ検索〉
〈検索の種類〉は〈検索〉、〈検索項目〉から「NO」を選びます。
〈範囲による指定〉 1 以上 4000 以下 を設定し〈手順書〉ボタンをクリックします。
〈手順書名〉として 1〜4000 と入力し〈登録〉ボタンをクリックします。
続けて、4001〜8000、8001〜12000、12001〜16000の「NO」を検索する手順書を作ります。
データをフロッピーディスクに書き込む手順書
次に検索されたカードをフロッピーディスクに保存する手順書を作ります。
メニュー〈ファイル〉→〈書き出し〉→〈データベース作成〉
フロッピーディスクをドライブに入れてから
〈参照〉ボタンをクリックします。
〈保存する場所〉の▼リストボタンをクリックして〈3.5インチFD〉を選びます。
〈ファイル名〉として 図書貸出バックアップ用 と入力して〈保存〉ボタンをクリックします。
〈書出対象〉のチェックはそのままにしてもかまいません(はずしてもファイルの大きさに変わりありません)
〈手順書〉ボタンをクリックして〈手順書名〉として バックアップ と入力し〈登録〉ボタンをクリックします。
〈キャンセル〉ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。
ドライブに入れたフロッピーディスクも取り出します。(この時点でフロッピーディスクには何も書き込まれません)
(データ5000件をこの手順書で書き込むとファイル容量は966KBでした)

「図書貸出バックアップ用」ファイルの全データを削除する手順書
メニュー〈一括〉→〈削除〉
〈実行前確認〉のチェックをはずします。
〈手順書〉ボタンをクリックし〈手順書名〉として 全削除 と入力し〈登録〉ボタンをクリックします。
〈キャンセル〉ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。

ファイルのカード数を数える手順書
項目「NO」を臨時に値1にした時に項目「NO」の値を加算してカード数を数え
結果を「メンテナンス」ファイルの項目「図書貸出回数」に転記する手順書です。
メニュー〈一括〉→〈転記〉
〈データベース選択〉ボタンをクリックして「メンテナンス」を選び〈開く〉ボタンをクリックします。


〈参照インデックス〉は「インデックス」が入っていると思います。
〈項目〉から「NO」を選びます。自動的に〈転記仕様〉に「NO」と入力されます。
〈転記元項目〉として「NO」を選びます。
〈操作〉として〈加算〉を選びます。
〈相手転記先項目〉として「図書貸出回数」を選びます。最後に〈手順書〉ボタンをクリックします。


〈手順書名〉として 図書貸出回数 と入力して〈登録〉ボタンをクリックします。
〈キャンセル〉ボタンをクリックしてダイアログを閉じます。